1. Những nguyên tắc lưu trữ tài liệu, chứng từ giấy

• Đánh giá được mức độ quan trọng, tính bảo mật của tài liệu cần lưu trữ (chứng từ, hóa đơn lưu, hợp đồng kinh tế, tờ trình, công văn…)
• Đánh giá khả năng thường xuyên tra cứu (phải lấy ra kiểm tra, đối chiếu…)
• Yêu cầu về tính NGUYÊN BẢN (tài liệu nào cần nguyên bản gốc, tài liệu nào chỉ cần bản photocopy…)
• Nơi lưu trữ tài liệu phải đảm bảo an ninh (chỉ lấy được bởi người có trách nhiệm), an toàn (tránh ẩm ướt, chống mối mọt, phòng cháy…)

2. Chọn loại file lưu trữ phù hợp:

• File IG, file còng: dùng lưu trữ những tài liệu, chứng từ có thể đục lỗ được.
• File hộp, file kẹp: dùng lưu những tài liệu nguyên bản, không cho phép đục lỗ
• File 5cm: lưu được khoảng 300 tờ giấy
• File 7cm: lưu được khoảng 450 tờ giấy
• File 10cm: lưu được khoảng 600 tờ giấy
• File khổ A: kích thước nhỉnh hơn A4 một chút
• File khổ F: khi lưu trữ giấy A4, mỗi chiều thừa ra khoảng 2cm để có thể bảo quản hoặc ghi chú thêm ngoài.

Các bạn làm Văn phòng có thể tham khảo thêm trên www.vanphongphamhn.com hoặc gọi (024) 6269 7995 để được tư vấn kỹ hơn.