Những vật dụng văn phòng phẩm đều là đồ dùng thiết yếu phục vụ cho hoạt động của mọi công ty, tuy nhiên để mua văn phòng phẩm cho công ty tiết kiệm, hợp lý chúng ta cần có cách quản lý khoa học, chuyên nghiệp, thường xuyên theo dõi phòng ban dùng văn phòng phẩm để có giải pháp điều chỉnh, bổ xung kịp thời nhất.

1. Lên danh sách những vật dụng văn phòng phẩm cần mua

Một trong những chú ý đầu tiên khi tìm mua văn phòng phẩm cho công ty là chúng ta cần lên danh sách sẵn những vật dụng văn phòng phẩm cần mua cho doanh nghiệp.

Trong đó với những nhân viên phụ trách mua văn phòng phẩm cho công ty cần liệt kê trước những mặt hàng văn phòng phẩm mà công ty bạn đang cần, kiểm tra đồ dùng văn phòng phẩm ở các phòng ban và bộ phận, từ đó lên danh sách những vật dụng văn phòng phẩm cần mua là được.

Đây cũng là phương pháp hay giúp chúng ta có thể nắm bắt rõ hơn đúng số lượng văn phòng phẩm mà bạn cần mua, giảm thiểu sai sót khi thu mua văn phòng phẩm không đúng số lượng, gây thất thoát hoặc lãng phí.

2. Giám sát và phân chia đồ dùng văn phòng phẩm

Để đảm bảo tiết kiệm và chính xác khi tìm mua các vật dụng văn phòng phẩm của công ty chúng ta có thể giám sát và phân chia đồ dùng văn phòng phẩm sẽ sử dụng, trong đó người mua cần thường xuyên theo dõi và giám sát chi tiết trong kho hàng hóa, từ đó có thể kiểm tra xem nhân viên trong công ty liệu có sử dụng văn phòng phẩm lãng phí hay không, kiểm tra xem phòng ban nào sắp hết đồ dùng văn phòng phẩm, từ đó lên kế hoạch mua sắm kịp thời để phục vụ cho nhu cầu công việc của nhân viên.

Để làm được điều này người làm cần lên định mức ngưỡng sử dụng văn phòng phẩm của từng bộ phận, đảm bảo đồ văn phòng phẩm được sử dụng chỉ phát sinh với ngưỡng đó, trong đó phòng hành chính có thể kiểm tra lượng sử dụng đồ dùng văn phòng phẩm hàng tháng, hàng tuần, từ đó có giải pháp bổ sung kịp thời và phù hợp.

3. Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm đúng cách

Để tránh thất thoát, lãng phí và dễ dàng kiểm soát đồ dùng văn phòng phẩm trong công ty, chúng ta có thể tiến hành quản lý đồ dùng văn phòng phẩm của đội ngũ nhân viên một cách chính xác, đúng cách và khoa học, từ đó đảm bảo việc kiểm soát văn phòng phẩm cũng dễ dàng hơn nhiều.

Để quản lý đồ dùng văn phòng phẩm đúng cách, chúng ta làm theo các mục dưới đây :

• Bố trí đồ đạc gọn gàng, ngăn nắp, chỉ nên giữ lại đồ dùng liên quan tới công việc
• Thường xuyên dọn dẹp bàn làm việc sạch sẽ
• Chỉ để lai vật dụng cần thiết trên bàn
• Tạo ngăn làm việc riêng của mỗi người
• Sử dụng nhiều loại khay kệ đựng file tài liệu, giấy tờ cùng các vật dụng văn phòng phẩm
• Lập hệ thống sắp xếp hồ sơ đơn giản, dễ dùng và dễ quản lý
• Mã hóa màu sắc tập hồ sơ để việc tìm kiếm thông tin diễn ra nhanh chóng hơn
• Không để quá nhiều đồ dùng văn phòng phẩm trong ngăn kéo
• Sắp xếp lại giấy tờ, văn phòng phẩm và đồ cần lưu trữ vào cuối ngày.

Với những cách làm trên có thể giúp chúng ta tìm mua và sử dụng đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty tiết kiệm, hiệu quả hơn.